Bedrijven gaan gebukt onder e-mailterreur
01 mei 2012
Nieuws DOV
Volgens topman Thierry Breton van IT-dienstverlener Atos zijn medewerkers in bedrijven gemiddeld twee uur per dag kwijt aan het lezen en afhandelen van e-mails. Hij spreekt over e-mailterreur die moet worden ingedamd. NRC Weekend heeft twee pagina’s uitgetrokken om dit probleem indringend aan de orde te stellen. Het e-mailverkeer heeft in de afgelopen tien jaar groteske vormen aangenomen. Alleen al in de Verenigde Staten worden jaarlijks naar schatting van onderzoeksbureaus Osterman Research en Basex 28 miljard werkuren gespendeerd aan mails. Amerikaanse ambtenaren zijn zelfs een halve werkdag bezig met het wegwerken van mails.
Volgens Rob Rooken, commercieel directeur van ENEM (Eerste Nederlandse E-mail Maatschappij), zegt hierover: ,,Het probleem van e-mailstress is de afgelopen jaren alleen maar erger geworden en dat zal voorlopig niet minder worden. Tien jaar geleden had een handjevol mensen een Blackberry, nu heeft iedere stagiar een smartphone. Iedereen kan nu dus dag en nacht zakelijke e-mails bekijken. En dat doen we ook, want e-mail is verslavend”, aldus Rooken. Daar komt volgens Rooken nog bij dat de internationalisering van het bedrijfsleven er aan heeft bijgedragen dat we alleen maar meer en langer e–mailen.
Daarom geeft Jonathan Spira (topman van onderzoeksbureau Bassex en auteur van een boek over informatiestress) enkele nuttige tips:
1: stuur geen cc aan het halve bedrijf, maar alleen aan mensen die echt moeten weten wat er in je mail staat.
2: stuur zo min mogelijk mails met weinigzeggende boodschappen als ‘oke’, ‘bedankt’ of ‘doen we’. Het kost een ander tijd om die weer te openen en te lezen.
3: Bedenk dat de tijd van een collega, klant of opdrachtgever net zo kostbaar is als de jouwe. Stuur dus niet meteen een mailtje met ‘heb je mijn e-mail ontvangen?” als je niet direct antwoord krijgt.
4: spreek met jezelf een maximum aantal keren per dag af dat je mails leest. Lees geen mail vóór het ontbijt en na het avondeten.
Volgens Rob Rooken, commercieel directeur van ENEM (Eerste Nederlandse E-mail Maatschappij), zegt hierover: ,,Het probleem van e-mailstress is de afgelopen jaren alleen maar erger geworden en dat zal voorlopig niet minder worden. Tien jaar geleden had een handjevol mensen een Blackberry, nu heeft iedere stagiar een smartphone. Iedereen kan nu dus dag en nacht zakelijke e-mails bekijken. En dat doen we ook, want e-mail is verslavend”, aldus Rooken. Daar komt volgens Rooken nog bij dat de internationalisering van het bedrijfsleven er aan heeft bijgedragen dat we alleen maar meer en langer e–mailen.
Daarom geeft Jonathan Spira (topman van onderzoeksbureau Bassex en auteur van een boek over informatiestress) enkele nuttige tips:
1: stuur geen cc aan het halve bedrijf, maar alleen aan mensen die echt moeten weten wat er in je mail staat.
2: stuur zo min mogelijk mails met weinigzeggende boodschappen als ‘oke’, ‘bedankt’ of ‘doen we’. Het kost een ander tijd om die weer te openen en te lezen.
3: Bedenk dat de tijd van een collega, klant of opdrachtgever net zo kostbaar is als de jouwe. Stuur dus niet meteen een mailtje met ‘heb je mijn e-mail ontvangen?” als je niet direct antwoord krijgt.
4: spreek met jezelf een maximum aantal keren per dag af dat je mails leest. Lees geen mail vóór het ontbijt en na het avondeten.
